Aswin Weblog

"Karena sebaik-baik manusia adalah yang paling bermanfaat untuk orang lain"

  • Blog Stats

    • 206,173 hits
  • Kalender

    Februari 2010
    M S S R K J S
    « Jan   Jul »
     123456
    78910111213
    14151617181920
    21222324252627
    28  
  • Sign by Aswin - For Information

Review Dokumen / Document Review

Posted by aswin pada 25 Februari 2010


Berikut ini adalah beberapa dokumen minimal yang terkait dengan compliance. Para pengusaha sebaiknya selalu mengupdate dokumen berikut:

1. Company business license/Ijin Usaha = bisa berbentuk keputusan BKPM (izin sementara), Izin Usaha Industri, Izin Usaha Tetap, dan Tanda Daftar Industri (untuk industri kecil). harap diketahui bahwa jika menggunakan keputusan BKPM sebagai izin usaha maka harus mengupgradenya menjadi IUI atau IUT dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

dasar hukum =

contoh =
2. Social insurance certificate (Jamsostek) and payment slip/bukti pembayaran Jamsostek terakhir. berbentuk kwitansi dan lembaran kuning dari jamsostek. yang akan dilihat adalah jumlah karyawan yang dicover, pembayaran yang tepat waktu, dan pembayaran upah yang minimal UMR.

dasar hukum =

contoh =
3.Health & safety training record (fire drill, first aid training and etc.)/ File latihan evakuasi, P3K dan FD . untuk file ini, harus memuat tanggal pelaksanaan, jumlah peserta, tandatangan peserta, dokumentasi/foto dan berita acaranya.

dasar hukum =

contoh =

4. Factory lay out/ Denah pabrik. Setiap factory sebakinya membuat denah keseluruhan bangunan atau pun per ruangan. hal ini akan membantu factory dalam membuat peta evakuasi yang harus ada di setiap bangunan.
5. Needle control record/ Catatan jarum patah.  catatan ini biasa terdapat di factory yang menggunakan jarum dalam aktivitasnya, misal pada mesin jahit, mesin bartack, dll. catatan ini juga berguna bagi para auditor untuk mengecek konsistensi antara absensi dengan catatan produksi dan payroll (istilah gampangnya mengecek adanya double book).
6. Employee handbook/ PKB (Perjanjian Kerja Bersama) atau Peraturan Perusahaan. Setiap perusahaan yang mempunyai pekerja minimal 10 orang, wajib mempunyai Peraturan Perusahaan. Jika telah ada serikat pekerja maka membuat Perjanjian Kerja Bersama.  PP/ PKB ini harus disahkan/register di dinas tenaga kerja setempat. Selain itu, harus pula diperhatikan jangka waktu berlakunya. PP / PKB mempunyai jangka waktu berlaku selama 2 tahun. Oleh karena itu jangan lupa untuk memperpanjangnya.
7.Company profiles/ Profile perusahaan. (usually explain about business line, maximum capacity per month, major customer, contact person and etc.) Biasanya menjelaskan mengenai bisnisnya, kapasitas per bulan, customernya, susunan organisasinya, luas bangunan, luas tanah, dll. yang ingin dilihat adalah overview perusahaan.
8. SK UMK tahun berjalan dan tahun sebelumnya.  Auditor akan mengecek upah minimum berdasarkan upah minimum setempat, oleh karena itu factory juga wajib memilikinya untuk mengetahui upah minimumnya.
9.Ijin Export (MOU untuk export). Untuk ini, bisa berupa kesepakatan antara bea cukai dengan factory yang berupa EDI (Electronic Data Interchange) atau pun juga keputusan mengenai Penetapan kawasan berikat di factory yang bersangkutan.
10.Jumlah karyawan per bulan berjalan dan 2 bulan sebelumnya. jumlah karyawan ini harus dibagi lagi menjadi:
• Produksi ( kontrak, training, borongan) (berapa pria & berapa wanita)
• Non Produksi (staff kantor dll) (berapa pria & berapa wanita)
• Tk. Asing

tujuan dari pembagian ini adalah untuk melihat persentase pekerja kontrak. sebagaimana kita ketahui, pekerja kontrak tidak boleh dipekerjakan untuk pekerjaan yang bersifat tetap.

11. Ijin gangguan /HO (hinder Ordonantiee). HO ini harus ada jika factory berlokasi diluar kawasan industri. jika berada di kawasan industri maka factory tidak wajib memiliki HO.
12.NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak). Untuk melihat apakah factory membayar pajak atau tidak.
13.TDP (Tanda Daftar Perusahaan). Perusahaan harus mempunyai tanda daftar perusahaan.
14.Report Analisis Air Minum. Factory harus mempunyai report analisis ini, karena pekerja pasti membutuhkan minum. hasil report ini ada tiga yaitu hasil pemeriksaan secara bakteriologi, kimiawi dan Fisika. Hasil dari pemeriksaan ini tidak boleh melebihi kriteria yang telah ditetapkan (terlalu asam, terlalu banyak bakteri, terlalu keruh,dll). Penting diketahui bahwa sample air yang diperiksa berasal dari air minum ATAU jika diambil dari keran air (air mentah) maka hasil report tersebut menunjukan air tersebut HARUS sudah siap minum (air minum) dan bukan air bersih saja yang masih memerlukan pengolahan. Intinya air tersebut sudah siap minum (air minum) tanpa perlu diolah lebih lanjut. selain itu, perhatikan juga jangka waktu berlakunya report tersebut, bisa 1 bulan, 3 bulan atau pun 6 bulan.
15.Daftar mesin. Untuk melihat jumlah mesin saja
16.Daftar kecelakaan kerja. Factory harus mempunyai catatan kecelakaan kerja meskipun tidak pernah terjadi kecelakaan kerja.
17.Jumlah toilet untuk pria & jumlah toilet wanita. jumlah toilet untuk pria atau pun wanita harus memadai dengan perbandingan 100 pekerja harus disediakan 6 toilet. Atau bisa dikatakan 1 Toilet untuk 17 pekerja. Jika perusahaan tidak mempunyai lahan yang cukup maka bisa meminta rekomendasi kecukupan toilet kepada dinas tenaga kerja setempat.

18.Contoh label. Untuk melihat Produk Buyer yang sedang jalan saja, dan juga melihat apakah ada yang di subcon ke factory lain, seperti untuk embroidery, printing, washing.
Struktur Organisasi Bipartite
Pembayaran THR
List karyawan Cuti hamil & Pembayaran cuti hamil
Surat Perintah Lembur
Steam Boiler certificate.
Boiler Operator Certificate
Ijin listrik
Ijin petir
Ijin diesel
Ijin forklift / lift
Forklift / lift Operator Certificate
Ijin Kompressor
Safety Committee
Flow of Production process
Termination process
Annual medical check
UKL/UPL
Hyperkes certificate

About these ads

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 29 pengikut lainnya.